Das MG4 Belegarchiv (MG4 Document Archive) von appsolut ist eine Erweiterung für Business Central von Microsoft und ermöglicht die Verwaltung historischer Belege innerhalb von Business Central.

Bei der Einführung eines neuen ERP-Systems besteht eine Herausforderung häufig darin, eine ordnungsgemäße Verwaltung für historische Belege sicherzustellen, die vor dem Datum der Eröffnungsbilanz der neuen ERP Software liegen.

Unternehmen sind verpflichtet, historische Belege mehrjährig aufzubewahren und den Zugriff darauf sicherzustellen. Manche führen zu diesem Zweck eine Instanz des alten ERP Systems weiter, andere organisieren Ablagestrukturen ausserhalb der neuen Software, oder verwenden externe Archivsysteme.

Mit dem MG4 Belegarchiv können die historischen Belege nun innnerhalb von Business Central abgelegt und verwaltet werden. Die Belege des MG4 Belegarchivs sind unabhängig von gebuchten Belegen in Business Central und beeinflussen daher in keiner Weise die buchhalterische Behandlung von Systembelegen. Gleichzeitig sind die Belege des Archivs so weit mit den Kernobjekten des ERP Systems, wie Kunden oder Lieferanten verbunden, dass neben der langfristigen Aufbewahrung auch eine verbesserte Informationsqualität erreicht werden kann.

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