Migrationsschnittstelle

Für den Import und Export von Daten steht im MG4 Belegarchiv eine eigene Migrationsschnittstelle zur Verfügung. Mit dieser Schnittstelle ist es möglich bei der Einführung des Systems die gesamte Historie der Belege in einem strukturiertem Verfahren in das MG4 Belegarchiv zu übernehmen. Nach der Übernahme des Initialbestandes können bei Bedarf ergänzende Daten, wie Anhänge oder Kommentare mit den interaktiven Funktionen des Belegarchivs verwaltet werden.

Die Migrationsschnittstelle besteht aus mehreren aufeinander abgestimmten Funktionen. Im Folgenden wird die empfohlene Vorgangsweise bei der Nutzung der Migrationsschnittstelle zusammen gefasst.

Prozessablauf der Datenmigration

Schritt 1: Belegdaten exportieren

Mit dem Export von Belegdaten können aktuelle Daten aus dem System exportiert und zur weiteren Bearbeitung in Applikationen wie z.B. Excel zur Verfügung gestellt werden. Weiters stellt die Export-Funktion auch für den Datenimport im Rahmen der Datenmigration eine jeweils aktuelle und gültige Formatvorlage zur Verfügung.

Tipp: Tragen Sie beispielhafte und möglichst vollständige Datensätze über die interaktiven Funktionen des MG4 Belegarchivs ein. Exportieren Sie danach diese Daten über die Funktionen der Migrationsschnittstelle und nutzen Sie die exportierten Datenfiles als Grundlage für Schritt 2, Belegdaten erstellen. Details zum Datenexport...

Schritt 2: Belegdaten erstellen

Nutzen Sie die exportierten Datenfiles als Formatvorlagen für die Zusammenstellung der historischen Belegdaten. Jeder Beleg besteht aus einem Kopfdaten-Datensatz und mehreren zugehörigen Belegzeilen-Datensätzen. Belegkopfdaten und Belegzeilen werden in getrennten Dateien erfasst, wobei die Belegzeilen mittels "Belegart" und "Nr." mit den übergeordneten Belegköpfen verknüpft werden.

Weiters werden Dateien für Verkaufsbelege und Einkaufsbelege getrennt erstellt. In den Datenfiles für Verkaufsbelege werden Kundenrechnungen und Gutschriften erfasst, in den Datenfiles für Einkaufsbelege Lieferantenrechnungen und Lieferantengutschriften. In Summe werden daher folgende Dateien für eine vollständige Datenübernahme benötigt:

• Datenfile für Verkaufsbelege - Kopfdaten
• Datenfile für Verkaufsbelege - Belegzeilen
• Datenfile für Einkaufsbelege - Kopfdaten
• Datenfile für Einkaufsbelege - Belegzeilen

Format der Datenfiles:

Die Datendateien sind im CSV Format aufgebaut und können daher mit Texteditoren oder Applikationen wie Excel geöffnet und bearbeitet werden. Auch das Erstellen der Datenfiles mittels Datenexport aus Altsystemen ist damit relativ einfach möglich.

Tipp: Bei der Bearbeitung der Datensätze mit Excel beachten Sie bitte, dass Excel in der Standardeinstellung beim Speichern die Feldbegrenzer '"' aus der Datei entfernt. Das ist leider nicht zulässig und führt beim Import der Datensätze zu einer Fehlermeldung.

• Format der Datenfiles: Textfile mit CSV Datenformatierung
• Text Encoding: UTF 8
• Feldbegrenzer: '"'
• Feldtrenner: ','

Schritt 3: Belegdaten importieren

Die vorbereiteten Datenfiles können über die Import-Funktionen der Migrationsschnittstelle in das System hochgeldaden werden. Dabei ist immer die korrekte Reihenfolge eizuhalten: Kopfdaten müssen immer vor den Belegzeilen importiert werden.

Weiters sind folgende Vorkehrungen vor dem Import der Daten zu treffen:

• Alle verbundenen Objekte, die in den Datensätzen verwendet werden, müssen vor dem Import im System angelegt sein. Beispiel: historische Kunden, die im aktuellen System (noch) nicht vorhanden sind, in den Belegen aber verwendet werden.
• Wichtig: Die Kopfzeile in den Datenfiles ist vor dem Import zu löschen.
• Beim Datenimport muss in Business Central dieselbe Sprache eingestellt sein, wie beim Datenexport.

Tipp: Vor dem Importieren in Echtsysteme ist es ratsam, ein Backup der Datenbank zu erstellen.

Wenn alle Vorbereitungen und Vorkehrungen abgeschlossen sind, kann der Import-Prozess gestartet werden. Beim Datenimport werden alle Datensätze mit neuem Datensatzschlüssel im System neu angelegt, jene mit bereits bestehenden Datensatzschlüssel werden aktualisiert. Anmerkung: Über die Migrationsschnittstelle können keine Datensätze gelöscht werden. Details zum Datenimport...

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